“文书”这一概念可以包含三种含义，一是指文字材料，二是指文字书写，三是从事文书工作的人。我们这里所说的文书是指第一种含义，具体地说，文书是指机关团体、社会组织和个人在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的具有应用性和特定格式的文字材料。
这一定义包含着以下四个方面的意思。
1．文书首先是一种文字材料。它是在公务活动中通过文字来处理政务、传递信息、解决问题、沟通联络的书面材料。从这一点上说，文书不同于一般的文学作品、图书情报等文字材料。
2．文书有特定的作者。文书是党政机关、企事业单位、群众团体等社会组织和具体的个人或家庭为具体工作事务而形成和使用的文字材料。
3．文书有特定的格式。为了更好地体现行为主体的权威性、严肃性、规范性，文书在格式方面有着特定的要求。
4．文书具有应用性。从文书的功能上说，文书是用来处理公私事务、进行社会交往活动的工具；从文书的内容上说，其中涉及的事项除个别情况外，都是现行的，即正在进行或将要进行的工作和事务。
文书、公文、文件的区别和联系
文书、公文、文件这三个概念在实际工作中经常互通使用，一般情况下，三者的含义是一致的，都是指公务文书。之所以出现不同的叫法主要是受历史发展的影响。“文书”一词出现最早，秦汉时期多称文书，三国以后，多称“公文”，“文件”一词大约出现在清末，当时的外交文书中有“寻常往来文件”的说法。中国共产党建立初期，在有关文书、秘书工作条例、办法中，主要沿用文书、文件两个词，如1931年由瞿秋白起草、周恩来同志签署试行的我党第一个关于文书工作的文件《文件处置办法》，就是使用“文件”一词。抗日战争胜利以后，使用“公文”较多，新中国成立以后党和国家发布的几个《公文处理办法》多用“公文”一词，但1989年中央办公厅发布的《中国共产党各级领导机关文件处理条例（试行）》中却使用“文件”一词。目前党的机关和国家行政机关的《公文处理条例》、《公文处理办法》统一起来，都使用“公文”一词。
不过在具体使用时，三个概念在指代对象、使用范围上存在一定的区别，具体解释如下。
文书：主要作为所有公文材料的总称，它是一个集合概念，如“文书材料”、“文书工作”、“文书处理”等，此外它还可以指私人文书。同时文书还可以作为一个职业或职务的名称。
公文：所有在公务活动中形成的文字材料都可以称为公文，它不仅包括一般泛指的文件，也包括不属于文件的“介绍信”、“便函”、“会议记录”等文书。
文件：有时可以泛指文件材料的总称，如“文件材料”、“学习文件”等；有时特指上级机关的重要来文，如“红头文件”；另外还可以用来指单份文书，我们通常说“一份文件”，而不会说“一份文书”或“一份公文”。
